MICROSOFT EXCEL

Microsoft Excel es una aplicación distribuida por Microsoft office para hojas de cálculo. Este programa es desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas financieras y contables.

Excel permite a los usuarios elaborar Tablas y formatos que incluyan cálculos matemáticos mediante fórmulas; las cuales pueden usar "operadores matemáticos" como son: + (suma), - (resta), * (multiplicación). / (división), y ^ (Exponenciación); además de poder utilizar elementos denominados "funciones" (especie de fórmulas, pre-configuradas).

Así mismo Excel es útil para gestionar "Listas" o "Bases de Datos"; es decir Ordenar y Filtrar la información.

Características:

- Realizar comparaciones rápidas y efectivas

Excel nos ofrece características y herramientas eficaces para ayudar a descubrir tendencias que pueden llevar a decisiones más informadas y mejorar la capacidad de analizar grandes conjuntos de datos. Por ejemplo:

Obtener un resumen visual de datos mediante pequeños gráficos que caben dentro de una celda junto a los datos del texto con nuevos minigráficos.

Filtrar grandes cantidades de información de forma rápida con la nueva funcionalidad Segmentación de datos y mejorar el análisis visual de tablas y gráficos.

- Obtener análisis eficaces desde el escritorio

Permite llevar a cabo un trabajo con mayor rapidez y facilidad.

- Ahorrar tiempo, simplificar el trabajo y aumentar una productividad.

Por ejemplo crear y administrar los libros es mucho más fácil.

- Puede realizar diferentes funciones que nos faciliten el trabajo

• funciones de complemento y automatización
• funciones de cubo
• funciones de base de datos
• funciones de fecha y hora 
• funciones de ingenierías
• funciones financieras
• funciones de información
• funciones lógicas
• funciones de búsqueda y referencia
• funciones matemáticas y trigonométricas
• funciones estadísticas
• funciones de texto

Las fichas en excel

Las fichas que se muestran de manera predeterminada en la cinta de opciones son las siguientes:

1. La ficha Inicio tiene comandos que utilizamos frecuentemente, como Copiar y Pegar. También podemos dar formato a las fuentes, a los textos y a los números.
2. La ficha Insertar contiene comandos que permiten agregar algunos objetos a las hojas de trabajo, como las tablas, las imágenes y los gráficos.
3. La ficha Diseño de página nos permite seleccionar algunos temas para nuestras hojas de trabajo. También podemos configurar la página y prepararla para su impresión.
4. La ficha Fórmulas contiene la biblioteca de funciones que organiza adecuadamente todas las fórmulas de Excel y nos permite utilizarlas fácilmente para realizar cálculos.
5. La ficha Datos nos permite importar datos que provienen de fuentes externas como Access y archivos de texto. Así mismo podemos encontrar comandos que nos ayudan a ordenar y filtrar nuestros datos.
6. La ficha Revisar nos muestra comandos para verificar la ortografía de nuestros documentos y también nos permite insertar comentarios en las hojas de cálculo.
7. La ficha Vista contiene comandos para cambiar la apariencia de los datos en pantalla y nos permite hacer acercamientos para tener una mejor visualización.

La ficha de menú Fórmulas Excel 

Es una barra horizontal que forma parte de la cinta de opciones de Excel y como su nombre lo indica sirve para crear y manipular fórmulas denominadas también funciones. Las fórmulas se agrupan en categorías, tales como financieras, matemáticas, lógicas, etc. La ficha de menú fórmulas permite acceso a comandos de comprobación de de errores y rastreo de precedentes y dependientes.

Los comandos que forman parte de la ficha de menú Fórmulas se organizan en grupos: Biblioteca de funciones, Nombres Definidos, Auditoria de las formulas y Cálculo.

Los elementos que forman parte de la barra de menú Fórmulas se describen a continuación:

Biblioteca de Funciones:
     

• 
  
• Insertar función: Edita la formula de la celda actual seleccionando las funciones y editando los argumentos. 
• Autosuma: Muestra la suma de las celdas seleccionadas directamente después de las celdas Seleccionadas. 
• Usadas recientemente: Busca y selecciona de la lista la más usadas y selecciona. 
• Financieras: Examina y selecciona de una lista de financiera. 
• Lógicas: Examina y selecciona de una lista las funciones lógicas. 
• Texto: Examina y de una lista y selecciona la función de texto. 
• Fecha y hora: Examina y selecciona de una lista, las funciones de fecha y hora. 
• Búsqueda de referencias: Examina y selecciona de una lista las funciones búsqueda y referencias. 
• Matemáticas y trigonométricas: Examina y selecciona de una lista las funciones matemáticas y trigonométricas. 
• Mas funciones: Examina y selecciona de una lista las funciones de estadísticas, de ingeniera del cubo y de la función.

Nombres Definidos:


     

• Administrador de nombres: Crea, edita o elimina nombres o busca todos los nombres utilizados en el libro.
• Asignar nombre a un rango: Asigne un nombre a las celdas para referirse a ella.
• Utilizar en la formula: Elige un nombre en este libro y lo insertare en la fórmula actual.
• Crear desde la selección: Genera automáticamente los nombres de las celdas seleccionadas.

Auditoria de las Fórmulas:

Rastrear precedente: Muestran con fleca que efectúan el valor de las celdas seleccionadas.
Rastrear dependientes: Muestra flechas que indican donde fueron efectuadas por el valor de la celda seleccionada actualmente.
Quitar flechas: Oculta las flechas trazadas por rastrear precedentes.
Mostrar formulas: Muestra la fórmula en cada celda en lugar del valor resultante.
Comprobación de errores: Busca errores comunes en las fórmulas.
Evaluar formula: Inicia el cuadro de dialogo evaluar fórmula para depurar una fórmula evaluando cada parte de la fórmula individualmente.
Ventana inspección: Supervisa los v alores determinados en las celdas al mismo tiempo que se realizan cambios en la hoja.



Cálculo:


Opciones para el cálculo: Específica cuando se calcularan las fórmulas.
Calcular ahora: Calcula todo el libro actual.
Calcular hoja: Calcula toda la hoja actual.

Una hoja de calculo en un libro nuevo

El primer libro que abre se denomina Libro 1. Este título aparece en la barra de título situada en la parte superior de la ventana hasta que guarda el libro con su propio título. 2. Fichas de hojas en la parte inferior de la ventana del libro. Cuando inicias Excel, se abre un archivo que se denomina libro. Cada libro nuevo tiene tres hojas, como las páginas de un documento. 

Cada hoja tiene un nombre en su ficha situada en la parte inferior izquierda de la ventana del libro: Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Para ver una hoja de cálculo, tienes que hacer clic en la ficha correspondiente. Es recomendable cambiar el nombre de las fichas de las hojas para identificar más fácilmente la información contenida en cada una. 

Puedes agregar hojas de cálculo si necesitas más de tres. O bien, si no necesitas tres, puedes eliminar una o dos. Además, puedes utilizar métodos abreviados de teclado para moverte entre hojas. Abrir un nuevo libro de trabajo en blanco

                              

Hoja de cálculo

Las hojas de cálculo se dividen en columnas, Filas y celdas. Las columnas se extienden de arriba abajo en la hoja de cálculo, es decir, verticalmente. Las filas se extienden de izquierda a derecha en la hoja de cálculo, es decir, horizontalmente. Las celdas son el espacio donde se encuentran columnas y filas. Cada columna tiene un título alfabético en la parte superior. Las primeras 26 columnas tienen las letras A a Z. Cada hoja de cálculo contiene 16.384 columnas en total, por lo que, a continuación de la Z, las letras comienzan de nuevo en parejas, es decir, de AA a AZ. A continuación de AZ, las parejas de letras comienzan de nuevo con las columnas BA a BZ, y así sucesivamente hasta hacer que las 16.384 columnas tengan su correspondiente título alfabético, finalizando en XFD. Cada una de las filas también tiene un título. Los títulos de las filas son números, de 1 a 1.048.576. Los títulos alfabéticos de las columnas ¡unto con los títulos numéricos de las filas te indican en qué celda de la hoja de cálculo estás situado cuando haces clic en una de ellas. Los títulos se combinan para formar la dirección de celda, también denominada referencia de celda. 1. La columna C está resaltada. 2. La fila 5 está resaltada. 3. La celda C5, celda activa, se muestra en el Cuadro de nombres situado en la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo. Cuando abres un libro nuevo, la primera celda que ves en la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo aparece perfilada en negro, indicando que en ella se mostrarán los datos que especifiques. Puedes especificar datos en el lugar que desees haciendo clic en la celda correspondiente de la hoja de cálculo para seleccionarla. Pero, en la mayoría de los casos, la primera celda (o una celda próxima) es un buen lugar para empezar a especificar datos.

¿Para qué sirve la barra de fórmulas Excel?

La barra o paleta de fórmulas es el espacio en el que aparecen las expresiones que introducimos en cada una de las celdas de Exce. La barra de formulas facilita la creación y modificación de fórmulas, al tiempo que proporciona información acerca de las funciones y sus argumentos. Si pulsa el botón Modificar fórmulas de la barra de fórmulas o en el botón Pegar función de la barra de herramientas Estándar, aparecerá la paleta debajo de la barra de fórmulas.

A medida que se introduzca una función en la fórmula, la Paleta de fórmulas irá mostrando el nombre de la función, cada uno de sus argumentos, una descripción de la función y de cada argumento, el resultado actual de la función y el resultado actual de toda la fórmula.

En la paleta aparecerá la primera función que hay insertada en la fórmula y cada uno de sus argumentos. Puede modificar la primera función, o modificar otra función de la misma fórmula, pulsando en la barra de fórmulas en cualquier posición dentro de la función.

Para introducir una fórmula en una celda, siga estos pasos:

1. De clic en la celda donde quiera insertar la fórmula.
2. Escriba un signo igual (=). Si pulsa en Modificar fórmula o en Pegar función, Excel insertará automáticamente el signo igual.
3. Introduzca la fórmula.
4. Pulse la tecla ENTER

RANGOS 

Llamaremos RANGO o área, en una Hoja de Cálculo, a un conjunto de celdas, de forma rectangular, como las de la imagen, que representa los datos de unos voluntarios. Lo normal es que un rango constituya un rectángulo de celdas, pero también se pueden seleccionar dos o más rectángulos no adyacentes. La primera operación básica en un rango es seleccionarlo. Para ello se sitúa el ratón sobre la celda superior izquierda y se desplaza el puntero, manteniendo pulsado el botón izquierdo, hasta la celda inferior derecha. Esto es lo usual, pero se puede trabajar entre otras dos esquinas opuestas. También puedes seleccionar con el teclado, señalando un vértice o esquina del rango y usando las teclas de flechas de cursor para ampliar la selección hasta el punto opuesto, manteniendo pulsada la tecla de Mayúsculas. 

COPIA DE UN RANGO

Los rangos se copian con el mismo procedimiento general de todos los objetos de Windows: Se seleccionan, se pide Copiar, se señala la celda de destino y se pide Pegar. Como en otros programas, puedes usar para estas dos operaciones las combinaciones de teclas Ctrl+C para copiar y Ctrl+V para pegar, además de los botones que aparezcan en la barra de herramientas. Ten en cuenta algo muy importantes, y es que al copiar las fórmulas, si las hay, las referencias cambian siguiendo el copiado de un rango. Por ejemplo, supongamos un cálculo del IVA situado en las primeras celdas de una hoja.

ALTO Y ANCHO DE CELDA 

Para cambiar la altura de una fila debes acudir a la ficha de Inicio y al grupo de Formatos de celdas. Si pulsas sobre el botón Formato se abrirá el menú desplegable en el que puedes elegir Alto de fila…, Ancho de columna…, etc. El mismo efecto se logra cambiando los márgenes en los rótulos de fila o columna señalando y arrastrando con el ratón: Si efectúas un doble clic de ratón en cualquiera de esas separaciones, las filas o columnas se autoajustan a los textos que contienen.