MICROSOFT WORD

                                                   

                 MICROSOFT WORD

Microsoft Word  es mucho más que un simple procesador de texto, el programa nos brinda herramientas para diseño gráfico, dibujo,tablas, las imágenes y contenido de este curso hacen referencia a WORD básico, la mayor parte del contenido del mismo es perfectamente aplicable a otras versiones del programa.

Es un software destinado al procesamiento de textos. Fue creado por la empresa Microsoft, y actualmente viene integrado en la suite ofimática Microsoft Office

LAS BARRAS DE HERRAMIENTAS SON MUY ÚTILES

1. Las Barras que el programa muestra en pantalla pueden variar dependiendo de las que estén activadas. 
   Para que aparezca o no una Barra en la pantalla, la marcamos partiendo de Ver yBarras de Herramientas.
   Por ejemplo si queremos que se muestre la Barra de Dibujo. 
   • Pulsamos en la parte superior de la pantalla Ver 
   • Pulsamos sobre Barra de herramientas.
   • Y marcamos Dibujo
   
   
   
   
   
   
   
    La ventana principal de trabajo de Word presenta:
   
   
   1- Barra de Menús.
   2- Barra de herramientas Estándar y Formato.
   3- Barra de Estado.
   4- La hoja en que vamos a trabajar.
   5- Barra de desplazamiento.
   
   
   
   
   En esta sección vamos a aprender a crear nuevos documentos de Word, una vez realizado nuestro trabajo aprenderemos a guardarlo, tanto en nuestro escritorio, como en cualquier parte del disco duro, asÍ como en soporte com el USB, abriremos distintos documentos y veremos el modo de verlos. Atentos a la siguiente explicación. 

 APERTURA DE ARCHIVOS

Para abrir archivos ya elaborados desplegamos el menú Archivo y damos clic en Abrir, o por el icono abrir de la barra de herramientas estándar.
En el menú Archivo en la parte de abajo se encuentra los últimos cuatro documentos abiertos, se puede modificar el número de archivos visibles del menú archivo desplegando el menú Herramientas, haciendo clic en opciones y en la ficha general.

Con el Ratón

1. Arrastrar con clic sostenido sobre la porción del texto deseado (preferiblemente en sentido diagonal).
2. Hacer doble clic en una palabra para seleccionarla.
3. Utilizando Ctrl + Clic para seleccionar párrafos (Solo uno).
4. Utilizando Shift + Clic para seleccionar varios párrafos.
5. Trabajando en la parte izquierda de la hoja (área de selección, donde el puntero cambia de sentido), pulsar un clic para seleccionar una línea, doble clic para seleccionar el párrafo y triple clic para seleccionar una línea, doble clic para seleccionar el párrafo y triple clic para seleccionar una línea, doble clic para seleccionar el párrafo y triple clic para seleccionar todo el documento.

 

Modo de Visualización

Word nos ofrece cinco principales formas de ver un documento, estas se encuentran en el menú Ver, son las siguientes:

     Normal: La vista normal es la vista predeterminada, que se utiliza para escribir, modificar y dar formato al texto, de esta manera no existe separación de hojas y no se visualizan los gráficos.

     Diseño de pantalla: la vista de diseño es una nueva característica de Word, permite ojear el documento más rápido gracias al mapa de documentos, herramienta que se sitúa en la parte izquierda del documento y en el están la mayoría de títulos del documento.

     Diseño de página: La vista diseño de página muestra la forma en que los objetos aparecerán en la hoja impresa. Con esta vista podemos modificar los encabezados y pies de página, trabajar con columnas y objetos como dibujos de Word Art.

     Esquema: La vista esquema permite ver nuestro documento de una forma muy especial con la cual vemos los títulos del documento, y podemos expandir los títulos para ver su contenido. También es muy útil para mover, copiar y reorganizar el texto arrastrando los títulos.

     Documento maestro: La vista documento maestro es útil para organizar y modificar documentos largos de una forma sencilla, también de este modo se puede agregar índices, tablas de otros documentos sin tener que abrir cada documento individual. También tenemos la oportunidad de ver nuestro documento en pantalla completa, omitiendo así las barras de menús y herramientas (para volver a la presentación común pulsa Esc).

     Zoom: Con esta herramienta podemos ver el documento mas cerca ó mas lejos (diferentes tamaños). Esto se logra con el cuadro Zoom que se encuentra en la barra estándar ó desplegando el menú Ver – Zoom, colocando así el valor que se desea.

Pulsando la tecla F5 se abre la ventana Buscar y Reemplazar y nos coloca en la ficha Ir a, donde podemos ir rápidamente a una página, sección, línea, nota al pie, gráfico, ecuación, tabla, entre otras.

Cuando tenemos varios documentos abiertos podemos saber cuales están abiertos por el menú Ventana y saltar entre ellos con Ctrl + F6.

BARRA DE HERRAMIENTAS

Cuando entramos a Word  encontramos dos barras de herramientas por omisión, estándar y formato.

Barra Estándar:

En esta barra encontramos los botones Nuevo, Abrir, Guardar, Imprimir, Vista preliminar, Ortografía y gramática, Cortar, Copiar, Pegar, Copiar formato, Deshacer, Rehacer, Insertar hipervínculo, Barra de herramientas web, Tablas y bordes, Insertar tabla, Insertar tabla de Microsoft Excel, Columnas, Dibujo, Mapa del documento, Mostrar ú ocultar, Zoom y Ayudante de Office.

Barra Formato:

En esta barra contiene los botones que ejecutan las acciones que le dan formato al texto como son Estilo, Fuente, Tamaño, Negrita, Cursiva, Subrayado, Alineación a la izquierda, Centrar, Alineación a la derecha, Numeración, Viñetas, Aumento y disminución de la sangría, Bordes, Marcador y color de la fuente.
Además de estas dos barras de Herramientas Word 97 nos ofrece 13 barras de herramientas con las que podemos trabajar. Entre ellas están Estándar, Formato, Autotexto, Base de datos, Cuadro de controles, Dibujo, Imagen, Word Art, Revisión, Formularios, Tablas y bordes, Visual Basic y Web.
Las barras de herramientas pueden estar fijas o flotantes, esto se logra con clic sostenido al lado izquierdo de la barra donde aparecen dos líneas en 3D y arrastrándola hacia un costado ó parte vacía.
Pocas veces usamos todas estas barras de herramientas que nos ofrece Word, por eso nos permite crear nuestra propia barra de herramientas.

Creación de una barra de Herramientas

Siguiendo estos pasos puedes crear una barra de herramientas.

1- Despliega el menú Ver, sitúe el puntero en la Barra de Herramientas y haga clic en personalizar. Le aparecerá una ventana igual a esta:2- Haga clic sobre el botón Nueva... Aparecerá el cuadro de dialogo Nueva barra de herramientas:

 En el colocamos el nombre de la nueva barra de herramientas.

Ya con esto la barra de herramientas esta creada, hacemos clic en aceptar.

Para agregar botones a la nueva barra de herramientas damos clic en la ficha comandos y arrastramos el comando que deseamos a nuestra nueva barra de herramientas. Cuando hallamos acabado de colocar los botones damos clic en cerrar.

De esta forma hemos creado y agregado botones a nuestra barra de herramientas.

Cuando deseemos visualizar una barra en especial desplegamos el menú ver situamos el puntero en la barra de herramientas y damos clic en la barra que deseemos visualizar. Cuando la barra de herramientas este visible en este menú aparecerá un chulito al lado izquierdo, mostrando que la barra esta visible.

BARRA DE HERRAMIENTAS

Cuando deseemos visualizar una barra en especial desplegamos el menú ver situamos el puntero en la barra de herramientas y damos clic en la barra que deseemos visualizar. Cuando la barra de herramientas este visible en este menú aparecerá un chulito al lado izquierdo, mostrando que la barra esta visible.

FORMATO

Pulsando sobre Galería de estilos accedemos al cuadro que nos permite seleccionar entre una serie de plantillas prediseñadas que nos permiten dar formato de forma muy rápida a un ciertos tipos de documentos habituales.

Aparece el cuadro sobre el que seleccionamos una Plantilla para el documento al que le queremos dar formato de forma rápida. En nuestro ejemplo hemos seleccionado Fax moderno como el estilo que necesitamos para nuestro documento.

TIPOS DE FORMATO PARA WORD

El formato del texto encierra las herramientas

Fuente

Para cambiar de fuente a nuestro texto lo seleccionamos, escogemos el comando Fuente del menú Formato.

No es necesario entrarnos al cuadro de dialogo Fuentes para cambiar el tamaño de la fuente, colocar el texto en negrita, cursiva ó subrayado. Basta seleccionar el texto y pulsar el icono correspondiente de la barra de Formato ó hacerlo por el teclado.

Párrafo

A este cuadro de dialogo podemos acceder a través del menú Formato - Párrafo ó con clic derecho (Menú contextual en la hoja de trabajo).

APARIENCIAS Y FUNCIONES  

Alineación del Texto

Cuando escribimos texto tenemos la oportunidad de alinearlo de cuatro formas, estas son alinear a la izquierda, centrar, alinear a la derecha y justificarlo. Estos botones lo encontramos en la barra de herramientas Formato. 

Es el espacio en sentido vertical entre las líneas de texto, por omisión Word utiliza un interlineado sencillo.

Existe interlineado sencillo, 1.5 líneas, doble, mínimo, exacto y múltiples. Esto lo logramos escogiendo el comando Párrafo del menú Formato.

La numeración y viñetas se utilizan para acompañar determinado texto para ser listado.

Para abrir el cuadro de dialogo Numeración y viñetas tenemos dos opciones:

Desplegando el menú Formato – Numeración y viñetas...

Con el menú contextual del clic derecho Numeración y viñetas...

Haciendo clic en el botón personalizar de la ficha viñetas abrimos este cuadro de dialogo:

Con el podemos personalizar la viñeta a utilizar.

Haciendo clic sobre el botón viñeta se abre el cuadro de dialogo Símbolo con el que podemos seleccionar la fuente para utilizar nuestra viñeta.

Con los botones numeración y viñetas que se encuentran en la barra de herramientas Formato hacemos la acción pero no abrimos este cuadro de dialogo.

Columnas

Las columnas son unos espacios verticales dentro de la hoja para acomodar texto. 

Solo cuando estamos en Diseño de página podemos ver en la regla los límites de las columnas.

Hay dos maneras de acceder a las columnas.

Tabulaciones

Las tabulaciones son espacios de 1.5 cm (por omisión), con los cuales me puedo desplazar mas rápido por el documento, esto lo logro pulsando la tecla TAB, pero también se pueden hacer tabulaciones con la regla.

Sangría

La sangría es la alineación de un párrafo dentro de las márgenes normales de todo el texto. Existen cuatro tipos de sangrías a la izquierda, derecha, en primera línea y la francesa.

La sangría la podemos modificar por el menú Formato – Párrafo ó por los marcadores que se encuentran en la regla.

El Tabulador

El tabulador es la alineación que se le puede dar al texto, entre ellos están tabulador a la izquierda, derecha, decimal y centrado.

HERRAMIENTAS DE TEXTO

Word nos ofrece una serie de herramientas para que sea más fácil la edición de nuestros documentos.

Entre las que hay están:

Corrección ortográfica y gramatical

Corrección Ortográfica y Gramatical

Esta herramienta es muy útil para personas que tienen mala ortográfia.

Podemos revisar la ortografía y la gramática de dos formas:

Esto lo logramos haciendo clic en el botón Ortografía y gramática de la barra de herramientas estándar ó pulsar F7.

Por omisión al instalar Word esta activada esta opción.

    Cuando una palabra esta mal escrita ó no esta en el diccionario del programa, esta aparece con líneas rojas onduladas indicando errores ortográficos y con líneas verdes onduladas para los errores gramaticales.

       Para corregir un error, haga clic con el botón secundario del mouse en la palabra subrayada con una línea ondulada y, a continuación, en la corrección correspondiente del menú contextual.

Autocorrección

La función Auto corrección corrige automáticamente los errores ortográficos y gramaticales más comunes.

Un ejemplo de autocorrección es cuando pulso la tecla "q", doy un espacio y automáticamente Word nos escribirá "que".

Autotexto

 

El autotexto es un lugar de almacenamiento para texto o gráficos que se utilizan en repetidas ocaciones.

Siempre hay que colocarle un nombre al nuevo autotexto que se asigne

Quien no sabe que son Sinónimos...

Word  tiene por decirlo así un "pequeño diccionario de sinónimos". Basta con seleccionar la palabra, desplegar el menú Herramientas – Idioma – Sinónimos ó pulsar las teclas Mayúscula + F7 para ver los sinónimos de la palabra.

ABLAS

Una tabla es un espacio dividido en columnas y filas para organizar determinada información.

Una fila son los espacios horizontales de la tabla y una columna son los espacios verticales, y una celda es la intersección de la columna con la fila.

Como Insertar Tablas

Hay dos formas de insertar tablas.

1. Desplegando el menú Tabla – Insertar tabla... nos mostrara el cuadro de dialogo insertar tabla, donde debemos indicarle cuantas columnas y filas necesitemos.
2. Pulsando el botón de Insertar tabla de la barra de herramientas estándar. Donde desplazamos el cursor para seleccionar el número de filas y columnas que necesitemos.

Barra de herramientas tablas y bordes

Entre las trece barras de herramientas que existen hay una que encierra los botones de las tablas, se llama Tablas y bordes.

Esta barra de herramientas la podemos visualizar pulsando sobre el botón tablas y bordes de la barra estándar.

Con el botón dibujar posible hacer una tabla, lo único es que con este botón solo se dibujará la parte de afuera de la tabla; para dibujar las columnas y las filas pulsamos el botón dividir celdas, donde nos aparecerá un cuadro de dialogo preguntando cuantas filas y columnas necesitemos.

Autoformato de tablas

Las tablas pueden ser utilizadas para organizar números de columnas, gráficos y texto. A nuestra tabla se le pueden arreglar colocándole color a los bordes y sombreados predefinidos de Word, esto lo logramos a través del botón Autoformato de tablas de la barra de herramientas Tablas y bordes.

Bordes y Sombreado

El borde y sombreado es una característica de las tablas para que se vean mejor. La ventana bordes y sombreado la abrimos desplegando el menú Formato – Bordes y sombreado.

Siempre que se le quiera dar sombreado a una tabla ó celda, primero la seleccionamos y luego abrimos la ventana bordes y sombreado.

También podemos utilizar el botón de bordes que se encuentra en la barra de herramientas Formato, desplegándonos así distintos tipos de bordes (Borde exterior, superior, inferior, izquierdo, derecho, todos los bordes, inferior, horizontal interno, vertical, sin borde).

Cuando utilizamos un borde y no lo utilicemos mas el botón queda con el último borde que se utilizo.

Cuando estemos utilizando el mismo borde para otras tablas dar clic sobre este botón..

MAS HERRAMIENTAS

Fuera de las herramientas que vimos en "Herramientas texto" Word nos ofrece como 30 herramientas más. Aquí solo mostrare algunas más importantes:

Buscar y Reemplazar
Notas al Pie
Menú Ventana
Copiar Formato
Mapa del documento
Encabezado y pie de página
Salto (página, sección)
Regla
Barra de Estado
Limites de texto
Caracteres no imprimibles

Buscar y Reemplazar

Con esta ventana podemos buscar una palabra en especial y cambiarla por otra.

FUNCIONES BÁSICAS DE WORD 

Notas al pie

Las notas al pie es una información adicional de una palabra en especial.

La marcación de una nota se le llama "marca de referencia", puede ser un número ó un símbolo.

Estas notas las vemos mas que todo cuando leemos libros y los podemos insertar al final de la hoja ó al final del documento.

Menú ventana

En este menú podemos visualizar en forma de lista documentos abiertos en el programa (hasta 9 archivos).

También esté menú nos sirve para dividir el documento en caso de que necesitemos ver información de distintas páginas.

Copiar Formato

Como su mismo nombre lo indica copia el formato de determinado texto ó párrafo,

Este botón se encuentra en la barra de herramientas Estándar.

Para copiar formato debemos:

1. Seleccionar el texto que tiene el formato deseado.
2. Pulsar una vez el botón si se quiere copiar el formato a un solo cuerpo de texto ó dos veces si deseamos pasarlo a varios cuerpos de texto (al terminar pulsar el botón para finalizar la copia).

 

Mapa del Documento

El mapa del documento es una herramienta muy útil para desplazarse entre el documento de forma rápida. Al estar activado el mapa del documento este se sitúa al lado izquierdo del documento mostrando de forma esquematizada los títulos del documento.

Este botón lo encontramos en la barra de herramientas Estándar, ó por el menú Ver – mapa del documento.

Cuando estamos en vista diseño en pantalla Word muestra automáticamente el mapa del documento, para cerrarlo basta con pulsar nuevamente el botón ó hacer doble clic en el borde derecho del mapa del documento.

Encabezado y pie de página

El encabezado y pie de página es el espacio afuera del área de trabajo, donde por lo regular van las notas de página, la dirección y logotipo de una empresa, entre otras.

El encabezado y pie de página lo encontramos desplegando el menú Ver – Encabezado y pie de página, cuando hace un encabezado y deseemos cambiarnos al pie debemos pulsar el botón cambiar entre encabezado y pie.

En el encabezado y pie se puede colocar la paginación de las hojas para el documento, por el botón insertar número de página; pero si queremos cambiar el formato del número pulsamos formato del número de página.

Al insertar un encabezado ó pie en un documento este es general para todo el documento, si quiero diferentes encabezados ó pies debo partir el documento en secciones.


Salto (página, sección)

Como su mismo nombre lo indica hace un cambia de una página a otra ó sección.

Cuando se abre un documento Word automáticamente asume que este es una sola sección, si queremos que Word divida el documento en secciones entonces desplegamos el menú Insertar – Salto...

Regla

Es la guía en la parte superior y lateral izquierda que nos permite mirar en centimentros las tabulaciones, objetos, texto y demás que se encuentren en el documento. En caso de que no este la podemos activar por el menú Ver – Regla.

Barra de Estado

La barra de estado es el área que se encuentra en la parte inferior del documento. En ella vemos la información de lo que esta pasando en el documento; por omisión la barra siempre esta allí, en caso de no estarlo la podemos activar desplegando el menú Herramientas – Opciones – Ver – Barra de Estado.

Límites de texto

Los límite de texto es como un marquito que se pone en la hoja para poder visualizar hasta donde tengo permiso de escribir.

Los límites de texto lo activo desplegando el menú Herramientas – Opciones – Ver- límites de texto.

Caracteres no imprimibles

Cada vez que hacemos un espacio, una tabulación, guiones, entre otros Word lo distingue uno de otro con un símbolo, para ver estos símbolos basta con hacer clic en el botónMostrar u Ocultar ¶ de la barra de Estándar.

De esta forma podemos ver el seguimiento de lo que hemos escrito, y también cuando hace un salto (página ó de sección).

Con esta explicación llegamos al final del curso, esperamos que apliquéis los conocimientos obtenidos, tanto en el ámbito de la empresa, profesional como personalmente. Muchas gracias por volver a confiar en Innova Estrategias.