VALIDACIONES

La validación de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los usuarios pueden escribir en una celda. Por ejemplo, es posible que desee restringir la entrada de datos a un intervalo determinado de fechas, limitar las opciones con una lista o asegurarse de que sólo se escriben números enteros positivos.

En este artículo se describe cómo funciona la validación de datos en Excel y se describen brevemente las diferentes técnicas de validación de datos disponibles. No cubre la protección de celdas, que es una característica que permite "bloquear" u ocultar ciertas celdas de una hoja de cálculo para que no se puedan editar o sobrescribir

La validación de datos es una función de Excel que permite establecer restricciones respecto a los datos que se pueden o se deben escribir en una celda. La validación de datos puede configurarse para impedir que los usuarios escriban datos no válidos. Si lo prefiere, puede permitir que los usuarios escriban datos no válidos en una celda y advertirles cuando intenten hacerlo. También puede proporcionar mensajes para indicar qué tipo de entradas se esperan en una celda, así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir los errores.

Por ejemplo, en un libro de marketing, puede configurar una celda para permitir únicamente números de cuenta de tres caracteres. Cuando los usuarios seleccionan la celda, puede mostrarles un mensaje como el siguiente:

Si los usuarios no tienen en cuenta este mensaje y escriben datos no válidos en la celda como por ejemplo letras, puede mostrarles un mensaje de error específico, por ejemplo:

Tal como se hizo anteriormente, donde configuramos un rango de celdas para que solo se pudieran ingresar números enteros, ahora vamos a ver el uso que le podemos dar a otra alternativa en la validación de datos llamada Lista.

Ventajas de la opción Lista en Validación de Datos

Limitar la entrada de datos
Minimizar los errores en los resultados de las funciones

Para ver la aplicación de esta funcionalidad, vamos a suponer un servicio de lavado de vehículos donde, dependiendo del vehículo que seleccionemos, el precio del servicio de lavado es diferente.

En una hoja (PreciosTipoVehiculo) tenemos una matriz pequeña con los tipos de Vehículos y el precio del servicio de lavado para cada uno:

Y en otra hoja (Consulta), tenemos un esquema donde la idea es que dependiendo del Tipo de Vehículo que se ingrese en la celda C4, se muestre el precio del servicio de lavado en la celda B7 que se debe aplicar.

Mediante el uso de la función BUSCARH, obtendremos el valor del servicio de lavado, buscando el Tipo de Vehículo que se ingrese en la celda C4 buscándolo en la hoja PreciosTipoVehiculo:

Si ingresamos otro tipo de Vehículo (que este en la Matriz), veremos que también nos retorna el precio del servicio de lavado respectivo:

En estos dos casos, hemos digitado directamente sobre la celda C4 el tipo de Vehículo, pero que pasará si la persona que deba ingresar el tipo de vehículo en dicha celda, ingresa Moto y no Motocicleta:

El resultado es #N/A, es decir que el valor Moto no existe en la matriz de tipos de vehículos y así pasaría si se coloca “Carro” o “Auto” o “Buseta” o cualquier palabra asociada a un tipo de vehículo. Para evitar esto, la persona que debe ingresar el tipo de vehículo debe conocer de memoria los tipos de vehículos que hay en la matriz, lo cual condiciona mucho el trabajo.

La otra alternativa es aplicar Validación de Datos para que configurando la celda C4 como una Lista, se desplieguen las opciones de Tipo de Vehículo que hay en la matriz de Tipos de Vehículos. De esta manera no se cometerán errores al momento de aplicar el precio del servicio de lavado a los tipos de vehículos que tenemos disponibles:

Pasos para aplicar validación de datos en la celda C4:

1. Seleccionar la celda C4

2. En la Ficha Datos, seleccionamos la herramienta Validación de Datos:

. En la ventana de Validación de Datos, seleccionamos en Criterio de validación de la ficha Configuración, que el tipo de datos a permitir es una Lista:

4. Luego debemos indicar en donde están los valores que se van a mostrar en la Listadesplegable de la celda C4, en este ejemplo, son los tipos de Vehículos que se encuentran en el rango A2:C2 de la hoja PreciosTipoVehiculo:

Finalmente damos aceptar y veamos que la celda C4 ahora tiene una pestaña al lado derecho donde al dar clic en dicha pestaña, se despliega una Lista con los tipos de vehículos que le indicamos:

De esta manera, es más fácil saber el precio del servicio de lavado a aplicar a los tipos de vehículos que tenemos disponibles, simplemente seleccionando alguno de la Listadesplegable que acabamos de configurar en la celda C4 mediante la validación de datos.

Incluso si se comete el error de digitar directamente sobre la celda C4 en vez de seleccionar un dato de la Lista, la validación de datos muestra un mensaje de error: